یکی از بزرگترین مشکلات ادارات و ارگانها و .... نداشتن فضای مناسب جهت نگهداری اسناد، مدارک و نقشه ها می باشد . همچنین عدم دسترسی آسان و سریع به این اسناد و نقشه ها از معضلات دیگری است که باعث می شود زمان زیادی جهت پاسخگویی به ارباب رجوع و یا نیازمندان به اسناد و نقشه های  مورد نیاز و مدیریت آنها صرف شود.

علاوه بر آن از دوره های قدیم تا بحال از کاغذهایی با جنسهای مختلف از قبیل پوست پیازی ، کاهی ، روغنی و .... استفاده شده است که تمامی این کاغذها با توجه به گذشت زمان و تغییرات جوی از بین رفته و یا متون قید شده بر روی آن کیفیت خود را از دست داده اند . از طرف دیگر داشتن نسخه پشتیبان (Back up) از اسناد کاغذی عملا امکانپذیر و مرقوم به صرفه نمی باشد. مکانیزه نمودن بایگانی باعث می شود شما از فضا و زمان خود بصورت بهینه استفاده نمایید و با داشتن چند نسخه Back up برروی CD , DVD, H.D.D  و غیره که فضایی را اشغال نمی کنند احتمال از بین رفتن اطلاعات خود را به حداقل می رسانید و در نگاهی دیگر به راحتی با استفاده از یک کلمه و یا شماره در هر کجای دنیا به اطلاعات مورد نظر خود دست می یابید .

شرکت آلفا افزار بعنوان پایگذار سیستم مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد در کشور با بیش از سی و دو سال سابقه در عرصه مکانیزه نمودن بایگانیهای نقشه ، اسناد و مدارک آمادگی خود را جهت مکانیزه نمودن آرشیو سازمانها و شرکتهای مختلف اعلام می دارد.

استفاده از اسکنرهای حرفه ای جهت تصویربرداری از اسناد و نقشه ها در سایزهای مختلف ، بصورت تک صفحه ای (Single page) و چند صفحه ای (Multi page) طبق نظر کارفرما ، با فرمت دلخواه از قبیل tiff , jpeg ,bmp , dwg ,…  با دقت بالا (High resolution) و بصورت رنگی (Color) ، خاکستری (Gray scale) و سیاه و سفید (Black & White) .

در ذیل به چند نمونه از خدمات دیگر شرکت آلفا افزار اشاره شده است :

1-   آماده سازی اسناد و نقشه ها (از بین بردن پارگی ، کشیدن منگنه ، مرتب سازی و غیره )

2-   دسته بندی و طبقه بندی اسناد و نقشه ها  

3-   کدینگ (Coding) و نامگذاری (Naming)

4-   پاکسازی ، ویرایش و اصلاح (edit) نقشه های قدیمی و بازسازی آنها

5-   تبدیل فیلهای رستر (Raster) به وکتور (Vector) به دو صورت اتوماتیک (Auto Vector ) و دستی (Manual) با استفاده از مجموعه نرم افزار های Rasterex

6-   ایجاد e-book

7-   ورود اطلاعات (Data Entry)

8-   مشاوره و ارائه راهکارهای مناسب جهت ایجاد آرشیو الکترونیکی با استفاده از نرم افزارهای به روز که قابلیتهای فراوانی از قبیل جستجو (search) ، رویت (view) ، اضافه کردن (insert) ، گزارشگیری (report) و .... را دارند . لازم بذکر است مجموعه نرم افزارهای آرشیوان تولید شرکت آلفا افزار می باشد و قابلیت ایجاد هرگونه تغییرات مورد نظر را دارا می باشد.

9-   ....